إليك سبع طرق لزيادة الكفاءة وتحسين نتائج وقت الاجتماع:

1.    هل الاجتماع ضروري؟

إن العديد من الاجتماعات تتحول – في وقت لاحق – إلى اجتماعات غير ضرورية. وهناط طرق أخرى لتحقيق نفس الهدف: في بعض الأحيان يمكنك تحقيق ذلك من خلال تعميم مذكرة. ويمكنك عقد مؤتمر فيديو. ويمكنك التحدث مع الأشخاص بشكل فردي. ويمكنك تأجيله حتى عقد اجتماع آخر لوقت آخر تماما. فإذا كان هناك اجتماع غير ضروري، فاسأل عندئذ وقل: "هل من الضروري بالنسبة لي أن أحضر هذا الاجتماع؟"، وإذا لم يكن من الضروري بالنسبة لشخص آخر حضور اجتماع معين، فاحرص على أن يعرف أنه ليس مضطرا للحضور.

2.    ضع جدول أعمال.

إذا كنت قد حددت أن الاجتماع ضروري، ضع هدفا واضحا للاجتماع، واكتب جدول أعمال; فإحدى الأدوات الرائعة لإدارة الوقت بالنسبة لك هي أن تكتب بيانا من فقرة واحدة للهدف من هذا الاجتماع. وابدأ بهذه الجملة: "نحن نعقد هذا الاجتماع لتحقيق هذا الهدف تحديدا".  وعندئذ، دون الهدف من الاجتماع.

إن هذا أسلوب رائع. صمم جدول أعمال أو قائمة بكل ما يجب تغطيته في الاجتماع. وبجانب كل بند، ضع اسم الشخص الذي من المتوقع أن يتعامل مع كل مسألة محددة. ووزع جدول الأعمال –لو أمكن- على الأقل قبلها بأربع وعشرين ساعة بحيث يعرف كل شخص ما يتوقع أن يسهم به. فإنك تريد أن يعرف الجميع الهدف من الاجتماع وما ستتم مناقشته فيه –وهذا ينطبق على الاجتماعات الثنائية مع رئيسك في العمل، ومرؤوسيك، وعملائك، ومورديك، وأي شخص آخر.

وإحدى أكثر التقنيات المفيدة التي يمكنك استخدامها في عالم الأعمال هي أن تضع جدول أعمال لكل اجتماع مع رئيسك في العمل. وقد تعلمت هذه التقنية منذ سنوات عديدة عندما كنت مديرا تنفبذيا صغيرا. فقبل أن أبدأ استخدام هذه التقنية، كنت أنا ورئيسي في العمل نقضي ساعة نتحدث وندور في حلقة مفرغة بلا بداية أو نهاية واضحة. وبمجرد أن أصبح لدينا جدول أعمال نعمل على أساسه، كان بإمكاننا تغطية المزيد من المعلومات بمزيد من الوضوح في خمس عشرة دقيقة كنا، قبل ذلك، معتادين على تغطيتها في ستين دقيقة.

وأحيانا قد أطبع جدول الأعمال قبل الاجتماع. وفي مناسبات أخرى، قد أكتبه فقط باليد، وأنسخه، وأسلم رئيسي في العمل نسخة، وأحتفظ بنسخة لنفسي، وعندئذ أقول: "هذه هي الأشياء التي أريد أن أناقشها معك". وعندئذ ننتقل حتى أسفل القائمة، مرورا بكل بند، ونصل إلى قرار بشأن كل نقطة. كنت أود أن يتم ذلك بعيدا عن مكتبه، ليعود إلى العمل مرة أخرى. وكان رئيسي في العمل يقدر هذا الأسلوب حقا. ونتيجة لذلك، فقد كان دائما ما يرغب في رؤيتي لأنني كنت أستهلك القليل جدا من وقته.

3.    ابدأ وانته في الوقت المناسب.

ضع جدولا زمنيا لبداية الاجتماع، وحدد موعدا لنهايته. فإذا كان الاجتماع سيستمر من الساعة الثامنة حتى التاسعة، فإبدأه في الساعة الثامنة أنهه في الساعة التاسعة تماما. وأسوأ أنواع الاجتماعات هي تلك الاجتماعات التي تبدأ في وقت محدد ولكن ليس لها وقت نهاية محدد بوضوح. وهذه قاعدة أخرى: لاتنتظر المتأخرين،وعليم أن تفترض أن الشخص المتأخر لن يأتي على الإطلاق، وابدأ في الوقت المحدد; فليس من العدل معاقبة الأشخاص الذين حضروا في الوقت المناسب بأن تجعلهم ينتظرون الشخص الذي يعمل متأخرا – إن وصل من الأساس. وتنتهج الكثير من الشركات سياسة إغلاق قاعة الاجتماعات من الداخل في الوقت المحدد الذي من المقرر أن يبدأ الاجتماع فيه. أما الأشخاص الذين يصلون في وقت متأخر، فإنه لا يسمح لهم بالدخول –وهكذا تستطيع أن تتأكد من أنهم لن يصلو في وقت متأخر في المرة القادمة.

4.    غط البنود المهمة أولا.

عندما تضع جدول أعمال، طبق قاعدة 80/20. نظم جدول الأعمال بحيث تكون نسبة الـ 20% الأهم من البنود هي العناصر الأولى التي ستتم مناقشتها. وبهذه الطريقة –حتى لو نفد منك الوقت- تكون قد غطيت العناصر التي تمثل نسبة الـ 80% من قيمة الاجتماع قبل نفاد الوقت.

5.    لخص كل استنتاج.

عند مناقشة كل بند من بنود جدول أعمال الاجتماع، لخص المناقشة وضع لها خاتمة. واحصل على إجماع الآراء لكل بند قبل أن تنتقل إلى المرحلة التالية. وكرر ماتم البت فيه والبنود التي تم الاتفاق عليها قبل أن تواصل العمل.

6.    عين مسؤولية محددة.

لو كنت قد اتخذت قرارا معينا، حدد المسؤولية عن الإجراءات المحددة التي تم الاتفاق عليها وحدد مواعيد نهائية. وتذكر أن المناقشة والاتفاق دون تحديد المسؤولية تحديد موعد نهائي للإنجاز هي مجرد محادثة فكن واضحا بشأن من يجب عليه القيام بكذا والوقت المحدد لذلك.

7.    احرص على تسجيل الملاحظات وتعميم محاضر الجلسات.

إن سر الحصول على الحد الأقصى للفعالية من الاجتماعات هو الحفاظ على أخذ ملاحظات دقيقة وتعميم محاضر جلسات الاجتماع في غضون أربع وعشرين ساعة، كلما أمكن ذلك. فالشخص الذي يحتفظ بمحاضر جلسات دقيقة لأي اجتماع يمكن أن يستمر لأسبوع أو شهر لاحق وهو باستطاعته حل الكثير من سوء الفهم المحتمل. فجداول الأعمال التي يتم إعدادها مسبقا –متبوعة بمحاضر جلسات الاجتماع التي يتم إعدادها بعد الاجتماع بوقت قصير- تضمن أن يكون كل شخص واضحا بشأن مسؤولياته ومواعيده النهائية المتفق عليها.